Facturen en boekhouding in Paraguay boezemen veel nieuwe inwoners angst in, meestal ten onrechte. Het lokale systeem is in de kern eenvoudig, maar heeft een niet-onderhandelbaar ritme: de maandelijkse aangifte. Hier leg ik uit hoe het concreet werkt, wat je moet bewaren, wat je kunt aftrekken, en de twee fouten die je echt duur komen te staan.
Waarom je boekhouding al bij je RUC begint
In Paraguay begint alles bij je RUC, je belastingnummer. Zodra dat actief is, geldt er een regel, of je nu freelancer bent met drie klanten of een gevestigd bedrijf hebt: de maandelijkse aangifte is verplicht, zelfs als er niets is gebeurd. Geen enkele factura uitgegeven deze maand? Dan doe je toch aangifte, op nul. Dat voelt onlogisch als je gewend bent aan jaarlijkse aangiftes, en precies daar lopen mensen vast.
Aangiftes missen is geen administratief detail: het kan boetes opleveren, procedures blokkeren (bank, fiscaal certificaat) en in ernstige gevallen je status als fiscaal ingezetene ondermijnen. We leggen de werking van de RUC en de activering ervan uit op onze pagina boekhouding en RUC.
De factura: het document dat telt
Hier heet het bewijsstuk bij uitstek de factura, de wettelijke Paraguayaanse factuur. Twee gewoontes die je vanaf de eerste maand moet aanleren:
- Wanneer je verkoopt : factureer je met je RUC, via facturen die voldoen aan het belastingsysteem (elektronische facturatie wordt steeds meer de norm). Geen factura, geen correct aangegeven inkomen.
- Wanneer je koopt : vraag systematisch een factura op jouw naam en RUC. Daarmee kun je de betaalde IVA (btw) op je uitgaven aftrekken. Een anoniem kassabonnetje heeft fiscaal geen enkele waarde.
Het goede nieuws: de lokale IVA is beperkt tot 10%, en het aftreksysteem is genereus vergeleken met Europa. Veel dagelijkse uitgaven verlagen, mits correct gefactureerd, wat je uiteindelijk echt betaalt. Het uiteindelijke effectieve tarief hangt volledig af van hoe gedisciplineerd je facturas verzamelt.
Het maandelijkse ritme: facturen en boekhouding in Paraguay in de praktijk
Concreet komt een gezonde boekhouding hier neer op vier gewoontes, elke maand, in deze volgorde:
- 1Verzamel elke factura
Verkopen en aankopen: elke transactie levert een factura op naam van je RUC op. Een map, fysiek of digitaal, waar alles gedurende de maand in verzameld wordt. - 2Stuur het door naar je boekhouder vóór de deadline
Je boekhouder heeft de documenten enkele dagen vóór de aangiftedeadline nodig. Stuur alles in één keer, op een vaste datum, elke maand. - 3Doe aangifte van de IVA, ook op nul
De maandelijkse aangifte gaat eruit, met of zonder activiteit. Die houdt je RUC actief en je fiscale dossier schoon. - 4Archiveer en volg op
Bewaar kopieën en bevestigingen van de aangiftes. Na een aantal maanden met aangiftes van echte activiteit kun je, indien nodig, het fiscaal certificaat aanvragen.
Ingewikkelder is het niet. Maar het is elke maand, zonder uitzondering, en dat is precies wat veel mensen onderschatten bij aankomst.
De twee fouten die je echt duur komen te staan
Fout nummer 1: de goedkoopste boekhouder. Het is een verhaal dat steeds terugkomt: een goedkope boekhouder die IVA-aangiftes vergeet, en de klant die maanden later het gat ontdekt, met een boete en geblokkeerde procedures totdat alles is rechtgezet. Een goede, betrouwbare boekhouder kost elke maand iets meer en bespaart je maanden ellende. De rekensom is snel gemaakt.
Fout nummer 2: voor altijd op nul aangeven. Op nul aangeven is legaal en normaal wanneer je inkomen in het buitenland wordt gegenereerd. Maar als je ooit het fiscaal certificaat nodig hebt (het bewijs dat je hier belasting betaalt), helpen jaren van aangiftes op nul je niet: er moet echte, aangegeven activiteit zijn over meerdere maanden. Als dit document belangrijk is voor jouw situatie, bespreek het dan vooraf met je adviseur in plaats van het pas te ontdekken op het moment dat het gevraagd wordt. Dit onderwerp raakt rechtstreeks aan je fiscale ingezetenschap in Paraguay.
Bedrijf of zelfstandige: wie geeft wat aan
Voor een zelfstandige met een persoonlijke RUC volstaat in de meeste gevallen het hierboven beschreven ritme. Voor een bedrijf (EAS of SA) is de boekhouding uitgebreider: boekhoudkundige registers, sociale verplichtingen als je personeel aanneemt, en formaliteiten die je niet zelf vanuit een spreadsheet wilt beheren. In beide gevallen blijft het principe hetzelfde: nette facturas, een betrouwbare boekhouder, nagekomen deadlines.
Dit artikel is informatief en geen fiscaal advies. Tarieven, deadlines en verplichtingen veranderen en hangen af van jouw situatie: laat je geval altijd checken door een boekhouder of adviseur ter plaatse voordat je beslist.
Als u net begint, begin dan met het begrijpen van de RUC in Paraguay: wat het is en hoe u die krijgt, de basis van elke wettelijke facturatie.
Wij regelen je boekhouding, jij runt je bedrijf
Ons team in Asunción regelt de maandelijkse aangiftes, de facturatie en de opvolging, met lokale boekhouders die we hebben geselecteerd omdat ze reageren en deadlines halen. Je stuurt ons je documenten, wij regelen de rest, en we zeggen je eerlijk wanneer er iets niet klopt. Bekijk onze tarieven of schrijf ons om je boekhouding vanaf de eerste maand op de rails te zetten.